Entenda a importância do fluxo de caixa para as pequenas empresas
A falta de organização na parte financeira é um dos fatores que mais prejudicam o crescimento das pequenas e médias empresas. Deixar o fluxo de caixa de lado, pode gerar inúmeros problemas.
O fluxo de caixa documenta todas as movimentações financeiras de uma empresa. Na prática, ele permite que se entenda o que é o registro das entradas e saídas de dinheiro.
A principal característica dessa ferramenta está em disponibilizar para os gestores uma visão panorâmica das finanças da empresa, o que serve de base para um processo decisório mais assertivo.
A importância do fluxo de caixa nas empresas
Depois de montado o fluxo de caixa, é possível extrair relatórios que vão servir de base para a administração da empresa, seja qual for o prisma que se deseje avaliar. Isso quer dizer que através do fluxo de caixa o gestor pode compreender melhor a alocação de recursos, entender quais atividades demandam mais capital, identificar gargalos financeiros e saber quais as fontes de receita mais importantes, dentre outras informações.
Além de todos esses dados, o fluxo de caixa garante ao administrador maior controle das atividades. É possível perceber que o acompanhamento periódico da ferramenta permite a correção de eventuais desvios em tempo adequado.
Por fim, cabe ao administrador saber qual a situação financeira da empresa em cada momento de sua vida. Para isso, deve-se dispor de um fluxo de caixa atualizado, que mostre de forma bem estruturada o real cenário da organização, aspecto de especial importância para a tomada de decisão.
Na prática: veja um exemplo de fluxo de caixa
Para facilitar o entendimento do conceito e da importância do fluxo de caixa, vamos analisar o seguinte exemplo, começando pelas entradas de recursos (receitas):
- Receita de vendas: R$ 15.000
Agora, vamos exemplificar o registro das saídas (despesas):
- Despesas administrativas: R$ 2.000
- Despesas com pessoal: R$ 5.000
- Compra de insumos: R$ 2.000
De posse dos registros feitos, o gestor pode entender melhor a situação de sua empresa e extrair informações gerenciais de grande valor.
Analisando os dados do exemplo, percebe-se que a situação líquida da empresa é positiva, já que o fluxo de entrada de recursos é maior que o de saída em R$ 6.000. Além disso, o administrador pode entender que há caixa disponível para investimentos na capacidade produtiva e, por outro lado, observa-se excesso nas despesas administrativas — e essa é uma conta que poderia ser reduzida.
Muitas informações valiosas podem ser extraídas do fluxo de caixa e cabe ao gestor estudar os dados mediante as particularidades da empresa.
Aposte em um software de gerenciamento de fluxo de caixa
A utilização do fluxo de caixa é uma forma simples de resolver os desafios do setor financeiro de uma empresa. Contudo, abastecer os registros, categorizar os dados e produzir relatórios consistentes de variados prazos pode ser uma tarefa um tanto quanto desmotivante para os usuários.
Vale a pena empregar um software de gerenciamento no seu negócio para facilitar as operações financeiras, resultando em relatórios mais bem elaborados e com menos chance de erros. Tendo assim:
- Controle de receitas e despesas;
- Previsão de fluxo de caixa;
- Programação de pagamentos e recebimentos;
- Acompanhamento de contas e muito mais.
Além disso, com versões desktop, em rede e na nuvem, você pode acessá-lo de qualquer dispositivo.
Algumas dicas para colocar em prática na sua empresa
Para aqueles que têm a missão de gerenciar o fluxo de caixa de uma pequena ou média empresa, nada melhor do que recorrer ao conhecimento para extrair dele as melhores dicas possíveis. Abaixo, listamos alguns conselhos que podem ser de grande valia na hora de gerir o seu patrimônio, especialmente se a companhia na qual você trabalha não for de grande porte.
1. Determine os períodos de controle
Empresas menores tendem a ser menos rígidas nesse quesito e, por essa razão, não realizam o fluxo de caixa todos os dias. No entanto, o conselho que se dá é que independentemente do tamanho do negócio o melhor a se fazer é estabelecer regras claras desde o início, de preferência com controle diário.
A principal razão é evitar que eventuais despesas e receitas se acumulem e possam acabar sendo negligenciadas na hora do registro. O uso de um software de gestão contábil é o melhor caminho para enraizar esse hábito rapidamente.
2. Diferencie despesas e receitas claramente
Para quem utiliza softwares de gestão contábil, fica mais fácil diferenciar despesas de receitas na hora de fazer o cadastro dos valores. Porém, para quem ainda está limitado a planilhas de controle ou até mesmo a anotações manuais, é comum que ocorram confusões entre esses conceitos.
A solução é adotar meio claros de destacar quais são as entradas e quais são as saídas. Use cores distintas, símbolos ou qualquer outro indicativo que seja claro e dispense legendas. Quem bater olho precisa compreender de imediato o que corresponde às receitas e o que corresponde às despesas.
3. Classifique receitas e despesas em categorias
Principalmente entre as despesas, é preciso diferenciar quais são os gastos recorrentes daqueles que ocorrem de maneira esporádica. Os valores destinados ao pagamento do aluguel, por exemplo, se repetem todos os meses. Já a compra de uma impressora é evento que não ocorre mais do que uma vez por ano.
Sendo assim, separe tanto as despesas quanto as receitas por subcategorias, deixando mais claro em seus relatórios quais gastos se repetirão mês a mês e quais valores foram pagos naquele mês específico. Isso o ajudará a encontrar o ponto de equilíbrio da empresa.
4. Saiba trabalhar com os prazos de pagamento
Compreender o seu fluxo de caixa é o fundamental para descobrir quais são os prazos de pagamento mais adequados para a sua empresa. Para uma companhia com pouco capital de giro, por exemplo, pode ser mais interessante fazer compras parceladas, ainda que sem desconto, do que compras à vista por um valor menor.
Tudo vai depender das circunstâncias. O mesmo vale para compras realizadas em maior quantidade para se obter um menor valor unitário. É preciso analisar se dentro de um prazo específico esse tipo de investimento em estoque é válido. Essas não são decisões simples, e o fluxo de caixa é que dará subsídios para que as respostas sejam encontradas.
5. Aproveite os descontos, se possível
Da mesma maneira que comprar à prazo pode ser mais interessante do que comprar à vista em alguns contextos, o mesmo se aplica aos descontos e às promoções por compras em maior volume ou com pagamento antecipado. Pode haver boas oportunidades nesse sentido junto aos seus fornecedores.
A partir da análise do fluxo de caixa você poderá decidir se vale a pena ou não fazer propostas como essas para as empresas com as quais você trabalha. Há muitas companhias que são receptivas e concedem bons descontos para quem tem condições de fazer investimentos mais altos em curto prazo.
6. Não conte com um dinheiro antes de recebê-lo
Sim, é preciso fazer um planejamento financeiro de tal forma que os recebíveis (valores devidos a você que ainda estão por ser pagos) sejam contemplados na previsão de receitas do mês seguinte. Entretanto, lembre-se sempre que “previsão” é diferente de “dinheiro em caixa”.
Pode acontecer, por exemplo, de 80% dos seus clientes entrarem em crise em um determinado mês e não honrarem seus compromissos. Há dinheiro no caixa suficiente para cobrir uma eventual falta de receitar por quanto tempo? Trabalhe para que pelo menos três meses possam ser cobertos pelo seu caixa.
7. Não misture gastos pessoais com empresariais
Esse é um grande problema que assola especialmente as pequenas empresas e companhias com poucos funcionários: por não atribuírem um salário mensal a si próprios, é comum que os proprietários utilizem parte do caixa para pagar despesas eventuais do dia a dia. Acabam recaindo na mistura de gastos pessoais com empresariais.
Além de complicar bastante a avaliação do fluxo de caixa, esse tipo de comportamento é um passo largo para a desestruturação das finanças de uma companhia. Aos poucos, torna-se impossível saber quais são os gastos de pessoa física e de pessoa jurídica. Essa confusão, além de problemas contábeis, pode resultar em complicações financeiras para a empresa.
8. Ficou complexo? Procure um especialista
Softwares de gestão contábil existem para facilitar a sua vida, mas a interpretação dos dados sempre caberá ao empresário e aos gestores. Não compreender exatamente o que os números estão dizendo é mais comum do que você imagina.
Se esse for o seu caso, saiba que o melhor a se fazer é procurar auxílio. Profissionais de contabilidade, economistas e administradores poderão trazer insights valiosos para o seu negócio com uma simples análise de fluxo de caixa. Porém, é preciso que você faça a sua parte, deixando os números sempre em dia.
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